Wie sage ich es meinem Spender? – Teil 2

Ihre Gemeinde oder Stiftung ist gut gerüstet für die persönliche Ansprache von Großspendern? Sie wissen genau wen Sie für welches Projekt oder Anliegen gewinnen wollen. Nun geht es darum, wie Sie das Gespräch vorbereiten und führen.

Gesprächsvereinbarung
Zunächst geht es darum, die Chance für ein persönliches Gespräch bekommen. Am einfachsten ist die Vereinbarung eines Gesprächstermines, wenn Sie Ihren Wunschpartner persönlich kennen. Dann  werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit die Gelegenheit bekommen, Ihr Anliegen vorzustellen. Ähnlich gut funktioniert es, wenn es einen „Türöffner“ gibt, das heißt jemand, der Ihnen den persönlichen Kontakt vermitteln kann. Das kann auf direktem oder indirektem Weg geschehen. Der „Türöffner“ kann die Zielperson anrufen und mit ihr einen Termin für Sie vereinbaren, Sie vielleicht auch zum Gespräch begleiten. Oder aber Sie dürfen sich bei Ihrer Termin-anfrage auf eine Empfehlung beziehen.

Wenn Sie bisher keinerlei Kontakt zum gewünschten Gesprächspartner hatten und niemand einen solchen vermitteln kann, bleiben Telefon oder Brief als Kommunikationsmöglichkeiten. In beiden Fällen erläutern Sie kurz wer Sie sind und worum es geht, d.h. welches Projekt Sie gern persönlich vorstellen möchten. Dabei muss es gelingen, das Interesse der Zielperson zu wecken, nur dann werden Sie die Chance zu einem Termin bekommen. Bei der schriftlichen Anfrage kündigen Sie Ihren Telefonanruf in der folgenden Woche an, um einen Termin zu vereinbaren. Und natürlich rufen Sie dann auch an.

Der gute Draht zur Sekretärin
Schon bei der Terminvereinbarung macht es einen  Unterschied, ob Sie den Direktor der örtlichen Bank im Büro aufsuchen oder beim ihm zu Hause. Im ersten Fall sprechen Sie den Geschäftsmann an und im anderen den Privatmann – vielleicht das Kirchenmitglied. Terminanfragen für den Geschäftsmann – egal ob telefonisch oder schriftlich - landen in der Regel in seinem Vorzimmer. Der gute Draht zur Sekretärin ist ein Schlüssel zum Erfolg. Es ist wichtig, hier einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Letztlich entscheidet der Bankdirektor, mit wem er sprechen will und mit wem nicht. Aber die Sekretärin ist für ihn eine Vertrauensperson und ihr Votum bleibt nicht ungehört.

Das Spendergespräch
Wenn eine Terminvereinbarung gelungen ist, sind die Erfolgssaussichten gut. Wer keinerlei Interesse an Ihrer Stiftung oder Gemeinde bzw. dem angekündigten Gesprächszweck hat, wird Ihnen keine Zeit schenken. Nun kommt es auf eine strukturierte Gesprächsführung an. Dazu ist ein Gesprächsleitfaden hilfreich. Natürlich sollen Sie Ihr Anliegen nicht vorlesen, auch keinen Monolog führen. Es ist nicht so einfach, das eigene Anliegen kurz und präzise und vor allem für Außenstehende verständlich zu beschreiben. Gerade weil Sie selbst so eng damit verbunden sind.

Dramaturgie des Gespräches
Das Spendergespräch hat seine eigene Dramaturgie. Es beginnt mit einigen allgemeinen Sätzen, um eine positive Grundstimmung zu erreichen. Die Zeit ist in der Regel begrenzt, also sollte es nach wenigen Minuten gelingen, die Aufmerksamkeit Ihres Gesprächspartners für Ihr Anliegen zu gewinnen. Beschreiben Sie kurz und präzise worum es geht, warum Ihr Projekt  wichtig ist, was dadurch erreicht werden soll und auch was Sie schon erreicht haben. Erfolge motivieren zum Mitmachen! Es ist wichtig, diesen Gesprächsteil mit einer offenen Frage zu beenden. Beispielsweise: Was meinen Sie dazu? Was halten Sie von unserem Projekt? Sie kommen so in einen Dialog, weil jetzt der Gesprächspartner um seine Meinung gebeten wird. Er kann sich zum Gesagten äußern oder Rückfragen stellen.

Sie sind nun in der passiven Rolle des geduldigen Zuhörers; eine sehr wichtige Rolle. Der aufmerksame Zuhörer nimmt verbale und nonverbale Kommunikation wahr. Was sagen Ihnen Gestik und Mimik Ihres Gesprächspartners? Was denkt Ihr Gegenüber über Ihr Anliegen? Welche Fragen sind offen geblieben? Erkennen Sie Fragezeichen oder ein Lächeln im Gesicht? Ist seine Haltung offen oder abweisend? Beantworten Sie alle Fragen Ihres Gesprächspartners und schließen Sie auch hier wieder mit einer offenen Formulierung: Konnte ich Ihre Fragen ausreichend beantworten? Welche Informationen sind für Sie noch wichtig? Dann folgt – etwa in der Mitte der Gesprächszeit -  die entscheidende und konkrete Frage! Zum Beispiel: Wir benötigen zur Finanzierung unseres Projektes noch 15.000 Euro. Dazu suche ich drei Spender, die sich mit je 5.000 Euro beteiligen. Können Sie sich vorstellen, einer davon zu sein? Möglich ist auch eine Alternativfrage, wenn es solche Angebote gibt. Zum Beispiel: Können Sie sich vorstellen die Restaurierung des Altarbildes für 10.000 Euro zu übernehmen oder ein Kirchenfenster für 6.000 Euro?

Es folgt erfahrungsgemäß eine lange Pause, die Sie geduldig und respektvoll abwarten. Lassen Sie Ihrem Gegenüber Zeit, in Ruhe über Ihr Anliegen nachzudenken und halten Sie sein Schweigen aus. Der Ball liegt nun auf seiner Seite. Mimik und Gestik lassen vielleicht die folgende Antwort erahnen.

Bestenfalls erhalten Sie auf Ihre Anfrage eine Zustimmung. Danken Sie dafür angemessen und geben Sie Ihrer Freude Ausdruck. Stellen Sie sich aber auch darauf ein, dass Ihre Anfrage erfolglos bleibt. Fragen Sie nach, welche Gründe zu dieser Entscheidung geführt haben? War das Projekt für Ihr Gegenüber nicht von Interesse, die erbetene Summe zu hoch oder zu niedrig? Vielleicht kam Ihre Frage zum falschen Zeitpunkt? Gibt es Vorbehalte, die Sie noch ausräumen, Unklarheiten, die Sie beseitigen können. Bleibt es beim Nein, nehmen Sie es respektvoll an und keinesfalls persönlich. Bestätigen Sie die Entscheidung Ihres Gesprächspartners noch einmal, in-dem Sie das Ergebnis in einem Satz zusammenfassen. Bei einer Zusage klären Sie gleich, ob z.B. ein öffentlicher Dank gewünscht wird und wann die Überweisung der Spende erfolgen wird.

Am Ende des Gespräches steht immer der Dank. Unabhängig davon, wie die Antwort ausfällt. Danken Sie zumindest dafür, dass Sie Gelegenheit hatten, ihr Projekt vorzustellen. Dass Sie das persönliche Gespräch führen konnten, ist auf jeden Fall ein positives Zeichen. Sie sollten daran anknüpfen und den Kontakt aufrechterhalten. Im Falle einer Zusage bleiben Sie natürlich ohne-hin im Kontakt miteinander.

Nachbereitung
Nach dem Gespräch danken Sie Ihrem Gesprächspartner in aller Form schriftlich für das Gespräch und für die zugesagte Spende von … Euro. Machen Sie deutlich, welche Bedeutung die Spende für Sie und für Ihr Anliegen hat. In dem Schreiben werden zudem evtl. getroffene Ver-einbarungen betätigt und das Spendenkonto im Text genannt. Die 22stellige IBAN kleingedruckt in der Fußzeile macht es dem Spender unnötig schwer. Falls Sie weiteres Informationsmaterial zugesagt haben, fügen Sie es bei. Was sofort erledigt wird, kann nicht vergessen werden. Für Ihren Gesprächspartner ist das auch ein Zeichen Ihrer Verlässlichkeit.

Nach Eingang der Spende greifen Sie kurz zum Telefon, bestätigen den Eingang und herzlich danken dafür. Sie haben jemanden für Ihr Anliegen gewinnen können! Das ist Ihr persönlicher Erfolg. Halten Sie den Kontakt zu Ihrem Spender, durch Informationen zum Projekt, Einladungen zu Veranstaltungen, Weihnachts- und Geburtstagsgrüße etc. Wer einmal großzügig gespendet hat, ist auch künftig für ähnliche Projekte ansprechbar. Der persönliche Kontakt ist ja nun hergestellt.

Dokumentation
Jedes persönliche Spendergespräch sollten Sie dokumentieren und das geschieht am besten unmittelbar nach dem Gespräch, wenn die Eindrücke noch frisch sind. Das lässt sich sehr gut elektronisch festhalten. Wann haben Sie mit wem über welches Projekt gesprochen?  Worum haben Sie konkret gebeten? Wie ist das Ergebnis? Welche Vereinbarungen wurden getroffen?
Notieren Sie, was im Gespräch gut gelaufen ist und was Sie beim nächsten Mal besser machen können. Nobody is perfect – aber aus Erfahrung werden wir immer klüger und von Gespräch zu Gespräch sicherer und selbstbewusster und wahrscheinlich auch erfolgreicher.

 

KOLUMNE DES MONATS

In der Kolumne des Monats berichtet Götz Gebureck über Anlassspenden.

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Literaturverzeichnis

 

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